COVID-19 : Mesures de simplification pour les assemblées générales

Dans le contexte sanitaire actuel, les entreprises rencontrent des difficultés concernant la tenue des réunions des organes collégiaux et des assemblées.

Ainsi, il a été mis en place des aménagements afin de simplifier les réunions des organes de direction depuis le début de la crise sanitaire par une ordonnance du 25 mars 2020 qui a été prorogée et complété par l’ordonnance du 2 décembre 2020. Les aménagements suivants sont donc désormais applicables jusqu’au 1er avril 2021 :

• Tenue des réunions :

Les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction peuvent avoir recours aux moyens de conférence téléphonique, audiovisuelle pour la tenue des réunions sans qu’aucune clause des statuts ne soit nécessaire ou ne puisse s’y opposer. Il faut que le moyen de conférence utilisé permette l’identification des participants, ainsi le calcul du quorum pourra être fait.

Il est aussi possible de tenir une réunion par consultation écrite sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire ou ne puisse s’y opposer.

Pour voter, il est également désormais admis, même en cas de silence de la loi, et sans que les statuts puissent s’y opposer, de procéder à un vote par correspondance.

• Aménagement applicable pour quelles décisions ? :

Il n’y a pas de liste limitative de décisions, toutes les décisions peuvent être prises par les procédés de conférence et de consultation écrite.

• Quelles sociétés sont concernées par ces aménagements ? :

Cela concerne toutes les personnes morales : association, société peu importe sa forme juridique.

• Les convocations aux réunions :

Lorsqu’une société est tenue de procéder à la convocation d’une assemblée par voie postale, il est admis tout procédé permettant la bonne information (par voie électronique par exemple). Aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures.

• Les assemblées générales à huis clos :

La délégation donnée par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée en vue de décider si celle-ci sera tenue « à huis clos » est donnée à toute personne, et non plus seulement au représentant légal. Les assemblées peuvent se tenir hors la présence physique de leurs associés, actionnaires ou membres, sans qu’aucune clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer et ce, quel que soit l’objet de l’assemblée.

• Délai d’approbation des comptes annuels :

L’assemblée ayant pour objet l’approbation des comptes annuels clos à compter de septembre 2020 ne bénéficie plus de la prorogation de 3 mois, ainsi le délai d’approbation reste dans les 6 mois après la clôture de l’exercice.

• Comment transmettre les documents qui doivent être adressés aux associés :

Cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

• Cas où la convocation a été réalisée mais l’assemblée ne pourra pas se tenir physiquement en raison des mesures liées à la crise sanitaire :

Les membres de l’assemblée en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective au moins 3 jours ouvrés avant la date de l’assemblée de la date et de l’heure ainsi que les conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre. Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

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